Travailler avec des documents comme un professionnel
Apprends à être productif avec nos outils de traitement de documents
Travailler efficacement avec tous les types de documents, c'est ce qui fait la force de pinacos. Nous souhaitons te donner des conseils et des astuces pour que l'utilisation des différents outils de traitement de documents soit très facile. Après avoir lu cet article, tu devrais pouvoir travailler confortablement avec l'annotateur de documents, la fonction 'Letter' et les programmes Office intégrés.
L'annotateur de documents intégré
L'annotateur est l'un de nos points forts. Il s'agit d'une sorte de "prévisualisation active" dans laquelle tu peux faire des "annotations", c'est-à-dire des remarques, des marquages, des tampons, etc. Lorsque tu sélectionnes un document en cliquant dessus, il t'est immédiatement présenté dans cet aperçu actif.
- Annotations en temps réel
Lorsque tu annotes un document, tes annotations sont synchronisées en temps réel avec les autres utilisateurs du document. C'est une fonction très utile qui favorise la collaboration et qui est également très amusante. Au lieu de devoir recharger un document pendant que tu attends les annotations des autres, tu peux simplement regarder en direct.
- Tamponner des documents
Quatre types de tampons sont à ta disposition : 'reçu', 'revu', 'noté' et 'approuvé'. Les tampons affichent également ton acronyme et la date du jour, afin que les autres utilisateurs sachent qui a apposé le tampon et quand. Les tampons te permettent donc de consigner les informations correspondantes sur les documents. Mais ce n'est pas tout : lorsque tu apposes les tampons "revu", "noté" ou "approuvé", le tag correspondant est placé dans les métadonnées du document. Pratique, non ?
- Signer des documents directement ici
Non, tu n'as pas besoin d'imprimer tes documents et de les télécharger à nouveau sur pinacos si tu veux les signer. Ce qui, chez d'autres, est un service supplémentaire coûteux, pinacos peut déjà le faire, et si tu le souhaites, avec un certificat déposé. Et si tu as ajouté une image de ta signature dans tes paramètres d'utilisateur, il ne te reste plus qu'à sélectionner l'outil de signature et à cliquer à l'endroit où ta signature doit être apposée - et voilà. Une fois que tu as signé un document, une balise "signé" est également placée dans les métadonnées du document. Si tu souhaites utiliser une signature manuscrite à la place, tu peux cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'endroit approprié du document et sélectionner "Signature". Une boîte de dialogue s'ouvre alors avec un champ dans lequel tu peux écrire.
- Insérer des images comme annotations
Si tes mots ne suffisent pas, tu peux aussi insérer des images comme annotations. Avec la fonction "Ajouter une image", tu peux sélectionner une image dans ton système de fichiers local. Elle apparaît alors comme une annotation modifiable que tu peux placer. Tu peux aussi utiliser CTRL + V pour insérer une image depuis ton presse-papiers.
La suite bureautique intégrée
Pour l'édition de documents Office, tu n'as pas besoin de quitter pinacos : Nous mettons à ta disposition une solution intégrée puissante, disponible pour les fichiers au format DOCX (textes), XLSX (feuilles de calcul) et PPTX (présentations). Tu peux accéder à cet éditeur en cliquant simplement sur le bouton "Modifier le document" dans Annotator.
- Collaborer
Tout comme Annotator, les éditeurs Office intégrés sont des outils qui agissent simultanément. Tu peux travailler à plusieurs sur un document en même temps. Chaque fois qu'un(e) autre utilisateur(trice) modifie quelque chose, tu vois un drapeau avec son nom à l'endroit correspondant. Il existe également une fonction intégrée de chat sur document que tu peux utiliser pour coordonner ton travail commun. - Découvrir les fonctions avancées
Dans leur état normal, les éditeurs Office n'affichent qu'un choix limité de boutons. C'est une bonne chose pour se familiariser avec l'interface. Et même si les fonctions les plus importantes sont toutes visibles, tu auras souvent besoin de plus que cela. Pour désactiver la vue compacte, il te suffit de cliquer sur le bouton carré dans le coin supérieur droit et de désélectionner "Afficher la barre d'outils compacte". - Télécharger des documents existants
Si tu as déjà des documents dans les formats de fichiers supportés, tu ne dois pas les abandonner. Si tu les télécharges dans pinacos, tu peux les éditer de manière transparente et exactement comme dans l'éditeur original.
La suite intégrée Microsoft 365
En plus de tout ce que nous proposons, nous mettons également à disposition une interface vers l'environnement en ligne de Microsoft 365. Si tu as un abonnement actif à Microsoft 365 pour une utilisation commerciale, tu peux également modifier des documents directement dans Microsoft 365. Après le traitement, le document est immédiatement à nouveau disponible dans pinacos.
L'éditeur de 'Letter' intégré
C'est justement dans un cabinet d'avocats et dans de nombreux bureaux que l'on souhaite souvent ne pas rédiger de longs textes, mais écrire des lettres courtes et néanmoins contraignantes. C'est précisément pour cela que nous avons développé chez pinacos notre propre éditeur, qui te permet d'écrire des lettres particulièrement rapidement et à l'aide de modèles. D'ailleurs, tu peux également utiliser de tels modèles pour les e-mails.
Tout est intégré dans un seul système
Et comme toutes les fonctions mentionnées ci-dessus sont directement intégrées dans pinacos, tu peux travailler partout avec tes modèles, workflows, tâches et toute la fonctionnalité e-mail. Sans aucune interruption du système - rapidement, clairement et de manière fiable.
