Wie ein Profi mit Dokumenten arbeiten

Erfahre, wie man produktiv mit unseren Werkzeugen zur Dokumentenbearbeitung umgeht

Das effiziente Arbeiten mit allen Arten von Dokumenten ist das, was pinacos ausmacht. Wir möchten dir Tipps und Tricks vermitteln, damit der Einstieg in die verschiedenen Werkzeuge zur Dokumentenbearbeitung ganz leicht fällt. Nachdem du diesen Artikel gelesen hast, solltest du komfortabel mit dem Dokument-Annotator, der 'Letter'-Funktion und den eingebetteten Office-Programmen arbeiten können.

Der integrierte Dokument-Annotator

Der Annotator ist eines unserer Highlights. Es ist eine Art "aktive Vorschau", in der du "Annotationen", also Anmerkungen, Markierungen, Stempel usw. machen kannst. Wenn du ein Dokument durch Anklicken anwählst, wird es dir sofort in dieser aktiven Vorschau angezeigt.

1. Annotationen in Echtzeit
   Wenn du ein Dokument annotierst, werden deine Annotationen in Echtzeit mit anderen BenutzerInnen des Dokuments synchronisiert. Das ist eine sehr hilfreiche Funktion, die die Zusammenarbeit fördert und außerdem eine Menge Spaß macht. Anstatt ein Dokument neu laden zu müssen, während du auf die Anmerkungen anderer wartest, kannst du einfach live zusehen.

2. Dokumente abstempeln
   Dir stehen vier Arten von Stempeln zur Verfügung: 'empfangen', 'durchgesehen', 'notiert' und 'genehmigt'. Die Stempel zeigen auch dein Akronym und das aktuelle Datum an, damit andere BenutzerInnen wissen, wer den Stempel wann gesetzt hat. Mit Stempeln kannst du die entsprechenden Informationen also auf Dokumenten festhalten. Aber das ist noch nicht alles: wenn du die Stempel "durchgesehen", "notiert" oder "genehmigt" setzt, wird der entsprechende Tag in den Metadaten des Dokuments gesetzt. Praktisch, oder?

3. Dokumente direkt hier unterschreiben
   Nein, du musst deine Dokumente nicht ausdrucken und erneut bei pinacos hochladen, wenn du sie unterschreiben möchtest. Was bei anderen eine teure Zusatzleistung ist, kann pinacos schon so - auf Wunsch auch mit einem hinterlegten Zertifikat. Und wenn du in deinen Benutzereinstellungen ein Bild deiner Unterschrift hinzugefügt hast, musst du nur noch das Signatur-Werkzeug auswählen und auf die Stelle klicken, an der deine Unterschrift stehen soll - fertig. Sobald du ein Dokument unterschrieben hast, wird außerdem ein Tag "signiert" in den Metadaten des Dokuments gesetzt. Wenn du stattdessen eine handschriftliche Unterschrift verwenden möchtest, kannst du mit der rechten Maustaste auf die passende Stelle im Dokument klicken und "Unterschrift" wählen. Daraufhin öffnet sich ein Dialog mit einem Feld, in das du schreiben kannst.

4. Bilder als Annotationen einfügen
   Immer dann, wenn deine Worte nicht ausreichen, kannst du auch Bilder als Annotationen einfügen. Mit der Funktion "Bild hinzufügen" kannst du ein Bild aus deinem lokalen Dateisystem auswählen. Es erscheint dann als eine veränderbare Annotation, die du platzieren kannst. Du kannst auch STRG + V verwenden, um ein Bild aus deiner Zwischenablage einzufügen.

Die integrierte Office-Suite

Für die Bearbeitung von Office-Dokumenten musst du pinacos nicht verlassen: Wir stellen dir eine leistungsfähige, integrierte Lösung zur Verfügung, die für Dateien im Format DOCX (Texte), XLSX (Tabellenkalkulationen) und PPTX (Präsentationen) verfügbar ist. Du erreichst diesen Editor, indem du einfach im Annotator auf die Schaltfläche "Dokument bearbeiten" klickst.

1. Zusammenarbeiten
   Genau wie der Annotator sind die integrierten Office-Editoren simultan agierende Werkzeuge. Du kannst mit mehreren Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Wann immer ein/e andere/r BenutzerIn etwas ändert, siehst du eine Flagge mit ihrem/seinem Namen an der entsprechenden Stelle. Es gibt auch eine eingebaute Chat-On-Document-Funktion, die du nutzen kannst, um deine gemeinsame Arbeit zu koordinieren.

2. Erweiterte Funktionen aufdecken
   Im Normalzustand zeigen die Office-Editoren nur eine begrenzte Auswahl an Schaltflächen an. Das ist gut, um sich mit der Oberfläche vertraut zu machen. Und obwohl die wichtigsten Funktionen alle sichtbar sind, wirst du oft mehr als das brauchen. Um die kompakte Ansicht zu deaktivieren, klickst du einfach auf die quadratische Schaltfläche in der oberen rechten Ecke und wählst "Kompakte Symbolleiste anzeigen" ab.

3. Hochladen vorhandener Dokumente
   Wenn du bereits Dokumente in den unterstützten Dateiformaten hast, musst du diese nicht aufgeben. Wenn du sie in pinacos hochlädst, kannst du sie nahtlos und genauso wie im Original-Editor bearbeiten.

Die integrierte Microsoft 365-Suite

Neben allem, was wir anbieten, stellen wir auch eine Schnittstelle zur Online-Umgebung von Microsoft 365 zur Verfügung. Wenn du ein aktives Microsoft 365-Abonnement für die kommerzielle Nutzung hast, kannst du Dokumente auch direkt in Microsoft 365 bearbeiten. Nach der dortigen Bearbeitung steht es dir sofort wieder in pinacos zur Verfügung.

Der integrierte 'Letter'-Editor

Gerade in einer Kanzlei und in vielen Büros möchte man oft nicht lange Texte verfassen, sondern kurze und trotzdem verbindliche Briefe schreiben. Genau dafür haben wir bei pinacos einen eigenen Editor entwickelt, mit dem du Briefe besonders schnell und auch mittels Vorlagen schreiben kannst. Übrigens kannst Du auch für Emails solche Vorlagen verwenden.

Alles integriert in ein System

Und weil alle oben genannten Funktionen in pinacos unmittelbar integriert sind, kannst du überall mit deinen Vorlagen, Workflows, Aufgaben und der gesamten E-Mail-Funktionalität arbeiten. Ganz ohne Systembrüche - schnell, klar und zuverlässig.