Wie pinacos die Arbeit mit Akten revolutioniert

Arbeiten wie auf Papier - nur besser

Papier und Aktenschränke - zwei Dinge, die in der Regel als unverzichtbares Gut in jeder Kanzlei gelten. Sie haben speziell dieser Berufsgruppe auf der ganzen Welt jahrelang gute Dienste geleistet, und es gibt auch gute Gründe, warum sie uns erhalten geblieben sind. Aber jetzt ist es an der Zeit, die digitalen Möglichkeiten unserer Zeit zu nutzen. Die Arbeit vom Schreibtisch in den Bildschirm zu verlagern, mag uns unmöglich erscheinen. pinacos macht diese Transformation allerdings leicht: Wir haben ganz bewusst die Vorteile des Papiers auf den Computer übertragen. Hier erfährst du, wie pinacos all diese Vorteile sehr schnell verschafft.

1. Alle Dokumente an einem Ort

Die Arbeit mit MandantInnen erfordert in der Regel, dass du eine Akte aus dem Aktenschrank holst oder holen lässt, sie öffnest und die relevanten Dokumente vor dir ausbreitest. Sicher, das wird schnell zu einer Routine, aber pinacos kann das alles für dich noch viel schneller und damit effizienter erledigen. Du klickst auf ein Dokument und sofort zeigt dir der Dokumentenbaum die gesamte zugehörige Akte. Das lästige Kramen im Aktenschrank entfällt. Auch das Umschalten zwischen mehreren Dokumenten ist kein Problem. Du kannst einen neues Fenster öffnen, die Doppelansicht nutzen oder einfach ein anderes Dokument im aktuellen Fenster auswählen.

2. Sicher aufbewahrte Dokumente

Wenn Dokumente aufbewahrt werden, trägt man eine große Verantwortung. MandantInnen verlassen sich darauf, dass diese sicher vor Diebstahl, Beschädigung und Verlust gelagert sind. pinacos nimmt dir diese Last ab. Unsere intelligenten Backup-Lösungen sorgen dafür, dass nichts verloren geht. Gespeichert in hochmodernen Rechenzentren, kann niemand mehr deinen wertvollen Dokumenten schaden. Und falls dir doch einmal ein Fehler passiert, lassen sich Missgeschicke dank regelmäßiger Backups problemlos rückgängig machen.

3. Suchen ohne Zeitverluste

Eine Akte aus dem Aktenschrank zu suchen, lässt sich meist schnell erledigen. Aber was, wenn man ein ganz bestimmtes Dokument sucht? Sich jedes Dokument anzusehen, kostet viel Zeit - besonders bei großen Akten. Dasselbe kann pinacos in wenigen Sekunden für dich erledigen. Du möchtest Dokumente anhand ihres Namens finden? Dafür gibt es die Schnellsuche. Suchst du ein Dokument anhand seiner Metadaten, wie Datum oder EmpfängerInnen? -> Nimm die Detailsuche! Suchst du ein Dokument anhand des darin enthaltenen Textes? -> Nimm die Vollltextsuche! Das i-Tüpfelchen ist die Listenansicht mit Vorschau - dort erkennst du jedes Dokument anhand seiner ersten Seite.

4. Dokumente beliebig annotieren

Das Annotieren von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil kollaborativer Arbeit. Man fügt eine kleine Notiz hinzu und gibt das Dokument an KollegInnen weiter. Aber was passiert, wenn mal der Platz ausgeht? Wenn man eine Anmerkung wieder loswerden möchte? Auf pinacos gibt es diese Probleme nicht. Annotationen sind auf jedem Dokument möglich, werden in Echtzeit mit KollegInnen geteilt und sind reversibel. Der Annotator fördert die Zusammenarbeit und bietet eine Vielzahl an Werkzeugen. Selbst das Abstempeln und Signieren deiner Dokumente muss nicht mehr auf Papier erfolgen.

5. Mehrere Dokumente zugleich bearbeiten

Bei pinacos findet die gesamte Bearbeitung von Dokumenten simultan statt. Während du an einem Dokument arbeitest, ist es nicht etwa für andere NutzerInnen gesperrt, nein im Gegenteil, diese können zeitgleich mit dir daran arbeiten. Was aber noch viel wichtiger bei pinacos ist: Wir machen es möglich, dass du selbst auf kleinen Bildschirmflächen an mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten kannst. pinacos bietet für den Desktop mit mehreren Bildschirmen, für den Laptop, für das Tablet und für das Mobiltelefon jeweils eigene Ansichten. Schnell Blättern, mehrere Seiten gleichzeitig ansehen, Dokumente vergleichen, zugleich annotieren und neue Texte schreiben - all das sind Arbeiten, für die pinacos gemacht ist. Probiere es am besten selbst aus!