Nos meilleurs conseils pour débuter sur pinacos

Allez-y !

Inscris-toi maintenant sur pinacos. Lorsque tu t'inscris, tu dois confirmer ton identité. Pour cela, clique sur le lien qui a été envoyé à ton adresse e-mail. Tu seras ensuite prêt à commencer et à suivre nos sept conseils.

1. Utiliser les fonctions d'aide

Se familiariser avec une nouvelle application peut être frustrant - mais pas forcément. pinacos contient une fonction d'aide intégrée qui te soutient dans toutes les situations. Nous te proposons deux options : d'une part, tu peux faire des visites guidées autour de pinacos. Dans ces visites, différents éléments sont mis en évidence et expliqués, ce qui te permet de te familiariser rapidement avec l'interface, sans te sentir dépassé. D'autre part, nous te proposons une vaste base de connaissances, qui contient des informations compréhensibles pour chaque question.

Clique sur le bouton de ton profil dans la barre de menu. Sélectionne ensuite "Obtenir de l'aide". Une boîte de dialogue s'ouvre alors, dans laquelle tu peux choisir entre un tour pour la vue actuelle et la visite de la base de connaissances. Après avoir fait les visites guidées et lu les articles de la base de connaissances qui t'intéressent, tu as déjà une base solide. Lis les prochains conseils pour devenir un vrai pro de l'utilisation de pinacos.

2. Pour commencer : utilise exclusivement pinacos pour un premier cas

pinacos fonctionne le mieux lorsque l'ensemble du traitement des cas se fait sur notre plate-forme. Cela peut paraître inhabituel au début, mais une fois que l'on s'y est habitué, on ne veut plus s'en passer. Au lieu de répartir ton travail sur plusieurs applications, le 'cas' individuel dans pinacos offre un lieu unique pour ton travail, qui est consultable, collaboratif et sûr.

Dès que toi et tes collègues travaillez entièrement sur un cas sur pinacos,

• tout ce que tu veux est accessible pour toi et tes collègues, ce qui facilite la collaboration et économise un temps précieux de coordination;
• tu reçois des réponses plus rapides et tu n'as pas besoin d'attendre une réponse sur d'autres applications;
• tes fichiers, ta correspondance et autres documents sont toujours à ta disposition, où que tu sois.

Transférer un cas sur pinacos est très simple :

1. Crée un nouveau cas et configure-le selon tes souhaits.
2. Crée tous les registres dont tu as besoin pour ton organisation personnelle, par exemple un registre 'MANDANT-CANCER' et un registre 'JUSTICE-CANCER'.
3. Télécharge tous les documents que tu as déjà dans les registres.
4. Ajoute tous les utilisateurs qui travaillent avec toi sur ce cas.

À partir de ce moment, traite ce cas uniquement sur pinacos : qu'il s'agisse d'e-mails, de lettres ou de tout autre traitement de documents. Maintenant que tu as appris à connaître pinacos, tu devrais procéder de la même manière avec tous les autres cas de ce premier client ou de cette première cliente. Les autres clients suivront ensuite. Grâce à cette procédure, tu seras en mesure de travailler rapidement, efficacement et en toute sécurité avec notre plate-forme.

3) Atteindre tes collègues avec des notifications

La collaboration est presque toujours basée sur le feed-back - une condition préalable pour bien avancer dans ton travail. Chaque fois que tu souhaites informer quelqu'un de l'avancement de ton travail, tu peux attirer son attention en utilisant la fonction "Avertir l'utilisateur". Les utilisateurs reçoivent une notification, ce qui te permet d'entrer rapidement en contact avec eux sans devoir rédiger un message.

Pour un document que tu veux montrer à quelqu'un d'autre, clique sur le bouton "Informer les utilisateurs" dans l'en-tête de l'annotateur de document. Les utilisateurs avertis verront alors un point de couleur à côté du champ de recherche du document.
Tu peux laisser une annotation sur le document afin que l'utilisateur averti sache de quoi il s'agit.
Si tu veux dire quelque chose directement à tes collègues, tu peux aussi utiliser la fonction de chat ou les appeler via le bouton "réunion".

4. Créer des tâches pour toutes les choses importantes

La gestion des tâches est un élément essentiel de tout bureau professionnel - les clients comptent beaucoup sur ta fiabilité. Essaie donc de créer une tâche pour tout ce qui est important. Au lieu d'utiliser pinacos uniquement comme archive pour les documents, notre plate-forme te sert également pour la gestion des tâches, et crée ainsi un centre de productivité. Pendant que tu as un de tes dossiers ouverts, tu ajoutes une tâche via le dashlet des tâches. Les tâches peuvent se rapporter soit à un cas entier, soit à un seul document. Remplis la tâche avec des informations bien réfléchies afin que tu puisses en tirer profit :

• Donne un nom significatif à la tâche.
• Fixe un délai de présentation réaliste
• Fais des hypothèses réalistes sur le temps de travail prévu.

5. Utiliser des modèles de documents

Les modèles de documents donnent un énorme coup de pouce à ta productivité. Ils te libèrent des tâches de routine typiques, comme par exemple la saisie de formulations standard dans les documents. Une fois que tu as configuré tes modèles dans les paramètres du programme, l'envoi de lettres et d'e-mails n'est plus un gouffre à temps.

Les modèles de documents contiennent des informations de style et des espaces réservés. Le style est appliqué à chaque document contenant ce modèle et les espaces réservés sont remplis à l'aide des métadonnées. Ces métadonnées sont extraites du dossier et des contacts. Crée un modèle en cliquant sur le bouton de ton profil et en sélectionnant "Paramètres d'application". Voici quelques caractères de remplacement que tu peux utiliser pour commencer :

• @@participantAddress - l'adresse du destinataire
• @@subject - le sujet indiqué dans le cas
• @@date - la date actuelle
• @@city - la ville de l'expéditeur/de l'expéditrice

6. Ajouter ta configuration d'e-mail à pinacos

Travailler avec des client(e)s implique presque toujours l'envoi et la réception d'e-mails. Pour que cela soit plus confortable pour toi, nous te donnons la possibilité d'enregistrer ta propre configuration d'e-mail sur pinacos. Tu recevras alors tous tes e-mails entrants directement dans pinacos et tu pourras les traiter comme dans n'importe quelle autre application de messagerie, mais plus facilement.

Tu peux ajouter ta configuration d'e-mail via le menu utilisateur dans la barre de menu. Pour cela, tu as besoin de quelques détails techniques, adresse-toi donc à nous si tu as besoin d'aide pour cela. Ce qui semble compliqué au premier abord n'est en réalité que le remplissage de quelques champs. Envoie-toi l'e-mail de test prédéfini - si tout est configuré correctement, tu devrais voir l'e-mail dans ta boîte de réception dans quelques secondes.

7. Transférer tes contacts vers pinacos

Les contacts jouent un rôle important dans de nombreuses fonctions de pinacos. Ils peuvent être utilisés pour sélectionner rapidement les destinataires d'e-mails et de lettres, et constituent une base essentielle pour les modèles de documents. Tu peux ajouter des contacts manuellement en cliquant sur le bouton 'Contacts' et en sélectionnant 'Nouveau contact'. Si tu cherches une manière automatisée d'ajouter de nombreux contacts, tu peux aussi télécharger un fichier CSV. Pour ce faire, sélectionne "Télécharger des contacts au format CSV" dans le menu ci-dessus.