Unsere Top-Tipps für den Einstieg auf pinacos

Los geht's

Melde dich jetzt bei pinacos an. Wenn du dich anmeldest, musst du deine Identität bestätigen. Klicke hierfür auf den Link, der an deine E-Mail-Adresse geschickt wurde. Danach bist du startklar und bereit für unsere sieben Tipps.

1. Nutze die Hilfe-Funktionen

Sich in eine neue Anwendung einzuarbeiten, kann frustrierend sein - muss es aber nicht. pinacos enthält eine integrierte Hilfsfunktion, die dich in jeder Situation unterstützt. Wir bieten dir zwei Optionen an: zum einen kannst du geführte Touren rund um pinacos machen. In diesen Touren werden verschiedene Elemente hervorgehoben und erklärt, so dass du dich schnell mit der Oberfläche vertraut machen kannst, ohne dass du dich überfordert fühlst. Zum anderen bieten wir dir eine umfangreiche Knowledge Base, die für jede Frage verständliche Informationen bereithält.

Klicke in der Menüleiste auf deine Profil-Schaltfläche. Wähle dort "Hilfe bekommen" aus. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du zwischen einer Tour für die aktuelle Ansicht und dem Besuch der Knowledge Base wählen kannst. Nachdem du die Touren gemacht und die Artikel der Knowledge Base gelesen hast, die dich interessieren, hast du bereits ein solides Fundament. Lies die nächsten Tipps, um ein echter Profi im Umgang mit pinacos zu werden.

2. Zum Einstieg: Benutze ausschließlich pinacos für einen ersten Fall

pinacos funktioniert am besten, wenn die gesamte Fall-Bearbeitung auf unserer Plattform erfolgt. Es mag anfangs ungewohnt erscheinen, aber wenn man sich einmal daran gewöhnt hat, will man nicht mehr weg. Anstatt deine Arbeit auf mehreren Anwendungen zu verteilen, bietet der einzelne 'Fall' in pinacos einen alleinigen Ort für deine Arbeit, der durchsuchbar, kollaborativ und sicher ist.

Sobald du und und deine KollegInnen einen Fall vollständig auf pinacos bearbeiten,

• ist alles, was du möchtest, für dich und deine KollegInnen zugänglich, was die Zusammenarbeit erleichtert und wertvolle Zeit bei der Koordination spart;
• erhältst du schnellere Antworten und musst nicht auf eine Rückmeldung auf anderen Anwendungen warten;
• sind deine Dateien, Korrespondenzen und weitere Unterlagen immer griffbereit für dich, egal wo du dich aufhältst.

Einen Fall auf pinacos zu verlagern, ist ganz einfach:

1. Lege einen neuen Fall an und konfiguriere ihn nach deinen Wünschen
2. Lege alle Register an, die du für deine persönliche Organisation benötigst, z.B. ein Register 'MANDANT-KANZLEI' und ein Register 'GERICHT-KANZLEI'
3. Lade alle Dokumente, die du bereits hast, in die Register hoch
4. Füge alle NutzerInnen hinzu, die mit dir an dem Fall arbeiten

Bearbeite diesen Fall ab diesem Zeitpunkt nur noch auf pinacos: seien es E-Mails, Briefe oder sonstige Dokumentenbearbeitung. Nachdem du pinacos nun kennengelernt hast, solltest du mit allen anderen Fällen dieses ersten Mandanten bzw. dieser ersten Mandantin genauso verfahren. Danach folgen die anderen MandantInnen. Mit dieser Vorgehensweise bist du in der Lage, schnell, effizient und sicher mit unserer Plattform zu arbeiten.

3. Erreiche deine KollegInnen mit Benachrichtigungen

Zusammenarbeit basiert fast immer auf Feedback - eine Voraussetzung, um mit deiner Arbeit gut voranzukommen. Wann immer du jemanden über deinen Bearbeitungsfortschritt benachrichtigen möchtest, kannst du dessen Aufmerksamkeit erlangen, indem du die Funktion "Nutzer benachrichtigen" verwendest. Die NutzerInnen erhalten eine Benachrichtigung, so dass du schnell mit ihnen in Kontakt treten kannst, ohne mühsam eine Nachricht verfassen zu müssen.

Bei einem Dokument, das du einem anderen zeigen möchtest, klickst du auf die Schaltfläche "Nutzer benachrichtigen" in der Kopfleiste des Dokument-Annotators. Die benachrichtigten NutzerInnen sehen dann neben dem Feld für die Dokumentensuche einen farbigen Punkt.
Auf dem Dokument kannst du zuvor eine Annotation hinterlassen, damit die/der benachrichtigte NutzerIn weiß, worum es geht.
Wenn du deinen KollegInnen etwas direkt sagen möchtest, kannst du auch die Chat-Funktion nutzen oder sie über den Meeting-Button anrufen.

4. Aufgaben für alle wichtigen Dinge erstellen

Das Management von Aufgaben ist ein wesentlicher Bestandteil jedes professionellen Büros - MandantInnen vertrauen im hohen Maße auf deine Zuverlässigkeit. Versuche daher, für alles Wichtige eine Aufgabe zu erstellen. Anstatt pinacos nur als Archiv für Dokumente zu verwenden, dient dir unsere Plattform auch für das Aufgabenmanagement und schafft so ein Zentrum der Produktivität. Während du einen deiner Fälle offen hast, fügst du über das Aufgaben-Dashlet eine Aufgabe hinzu. Aufgaben können sich entweder auf einen ganzen Fall oder nur ein einzelnes Dokument beziehen. Fülle die Aufgabe mit gut durchdachten Informationen, damit du davon auch wirklich profitierst:

• Gib der Aufgabe einen aussagekräftigen Namen
• Setze eine realistische Vorlage-Frist
• Mache realistische Annahmen über die erwartete Bearbeitungszeit

5. Dokumentvorlagen verwenden

Dokumentvorlagen verleihen deiner Produktivität einen enormen Schub. Sie befreien dich von typischen Routineaufgabe, so wie zum Beispiel das Eintragen von Standardformulierungen in Dokumente. Wenn du deine Vorlagen in den Programmeinstellungen eingerichtet hast, stellt das Versenden von Briefen und E-Mails keinen Zeitfresser mehr da.

Dokumentvorlagen enthalten Styling-Informationen und Platzhalter. Das Styling wird auf jedes Dokument mit dieser Vorlage angewandt und die Platzhalter werden anhand der Metadaten gefüllt. Diese Metadaten werden aus dem Fall und den Kontakten ausgelesen. Erstelle eine Vorlage, indem du auf deinen Profil-Button klickst und "Anwendungseinstellungen" auswählst. Hier sind einige Platzhalter, die du für den Einstieg verwenden kannst:

• @@participantAddress - die Adresse der Empfängerin/des Empfängers
• @@subject - der im Fall angegebene Betreff
• @@date - das aktuelle Datum
• @@city - die Stadt der Absenderin/des Absenders

6. Hinzufügen deiner E-Mail-Konfiguration zu pinacos

Die Arbeit mit KundInnen bedeutet fast immer das Senden und Empfangen von E-Mails. Um das für dich bequemer zu gestalten, bieten wir dir die Möglichkeit, deine eigene E-Mail-Konfiguration bei pinacos zu hinterlegen. Du erhältst dann alle deine eingehenden E-Mails direkt in pinacos und kannst sie wie in jeder anderen E-Mail-Anwendung bearbeiten, nur leichter.

Du kannst deine E-Mail-Konfiguration über das Benutzermenü in der Menüleiste hinzufügen. Dazu benötigst du ein paar technische Details, wende dich also an uns, wenn du Hilfe dabei benötigst. Was zunächst kompliziert erscheint, ist in Wirklichkeit nur das Ausfüllen von ein paar Feldern. Sende dir die voreingestellte Test-E-Mail - wenn alles richtig konfiguriert ist, solltest du die E-Mail in wenigen Sekunden in deinem Postfach sehen.

7. Übertrage deine Kontakte zu pinacos

Kontakte spielen für viele Funktionen bei pinacos eine wichtige Rolle. Sie können zur schnellen Auswahl von EmpfängerInnen für E-Mails und Briefe verwendet werden und bilden eine wesentliche Grundlage bei Dokumentvorlagen. Du kannst Kontakte manuell hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche 'Kontakte' klickst und 'Neuer Kontakt' auswählst. Wenn du einen automatisierten Weg zum Hinzufügen vieler Kontakte suchst, kannst du auch eine CSV-Datei hochladen. Wähle dazu 'Kontakte hochladen aus CSV' im oben genannten Menü.